Un portail web est un site web sécurisé qui nécessite le plus souvent une authentification pour y accéder. Seul prérequis : avoir une connexion internet. L’utilisateur accède donc aux contenus au sein d’une interface personnalisée dédiée. Point d’accès unique aux informations, il centralise l’ensemble des outils et documents utiles à vos clients, fournisseurs et/ou partenaires. Accessibles en continu, les portails participent à l’amélioration de la relation client.

Les grandes fonctionnalités d’un portail web

Garantir la confidentialité et la sécurité des données

Grâce à votre portail web, vous pouvez échangez en toute sécurité vos documents et informations. Mieux, vous choisissez qui peut accéder aux différentes ressources, et en toute confidentialité. Grâce à sa double authentification possible, le portail est un moyen sûr de partager des documents.

Centralisation des ressources au sein du portail

Véritable levier pour la dématérialisation, le portail web peut intégrer un logiciel de GED (gestion électronique de documents). Celui-ci permettra de centraliser et stocker vos documents importants, tout en garantissant leur accès depuis un PC, une tablette ou même un mobile. Simple, et efficace !

Gestion des flux de données

Avec le portail web, il n’a jamais été aussi facile de gérer les flux de données avec vos clients, partenaires et fournisseurs. En effet, le portail peut s’interconnecter avec d’autres sites web, applications et outils. Cela offre la possibilité de centraliser et croiser des données multi-sources. Il est ainsi possible de centraliser au même endroit les flux de données liées à votre logistique (prises de commande, factures fournisseurs, stocks etc.). Un bon moyen de valoriser au mieux l’information au sein d’un tableau de bord, avec des métriques utiles à votre stratégie !

Recherches et démarches facilitées

En ayant accès à votre portail web, vos clients sont en mesure de chercher les informations souhaitées librement et au moment qui leur conviendra le mieux :

• Informations personnelles de leurs comptes client,
• Commandes en cours et historique de commande,
• Services dont ils bénéficient,
• Documents commerciaux, factures, contrats,
• Agenda, prise de RDV,
• Annuaire,
• Support client – ticketing ou chat support client,
• FAQ.

Les portails web favorisent une implication plus forte du client, et facilitent les contacts vers le bon interlocuteur si le client n’a pas trouvé la réponse à son besoin. Vous pouvez également choisir de mettre à disposition un chatbot faisant appel à de l’Intelligence Artificielle afin d’aider vos utilisateurs dans leurs recherches et requêtes.

Les bénéfices d’un portail web

Simplifier la relation avec ses clients, fournisseurs et partenaires

Proposer un portail web permet aux utilisateurs de disposer d’un accès rapide à l’information. Cela contribue à augmenter la satisfaction client grâce à la disponibilité des contenus et sa liberté d’actions. De fait, on assiste également à une réduction des coûts de gestion car beaucoup d’actions sont réalisées directement via le portail. Cela induit une réduction des délais de traitement du support client, du service logistique, etc.

La personnalisation du portail, gage de satisfaction client

Avec le portail web, offrez une expérience utilisateur personnalisée, adaptée au profil de vos clients, fournisseurs ou partenaires. Une interface ergonomique, intuitive et évolutive participe à l’engagement de ses utilisateurs, et ainsi à la satisfaction client.

En donnant le pouvoir sur l’information à son client, l’entreprise fait preuve de transparence. Il est ainsi possible de nouer une véritable relation de confiance avec ses clients.

Comment mettre en place un portail web sur-mesure ?

Vous connaissez maintenant les grandes fonctionnalités et bénéfices apportés par un portail web. Mais comment mettre en place un tel outil au sein de sa propre structure ?

Déterminer les besoins

Tout d’abord, il est essentiel de définir dans un premier temps les attentes des futurs utilisateurs. Il s’agit donc de se projeter dans les fonctionnalités qui leur seront utiles et celles qui vous seront nécessaires. Plusieurs méthodologies existent pour collecter ce besoin.

Certains de nos clients arrivent avec une idée très précise des fonctionnalités qu’ils souhaitent voir apparaitre au sein de leur portail. D’autres nous sollicitent très tôt dans la formalisation de leurs besoins métiers. Quel que soit le cas de figure, nos équipes s’adaptent à votre situation pour vous proposer le meilleur accompagnement dès l’initiation de votre projet.

Atelier de cadrage et définition des processus

Une fois les attentes des futurs utilisateurs en tête, il est important de cadrer le projet. Cela passe par la définition des acteurs et de leurs rôles respectifs vis-à-vis du process. Il est alors possible de déterminer un workflow et d’établir les différentes interactions entre chacune des fonctionnalités retenues. Cette étape est importante pour valider les différents niveaux et droits d’accès au portail. C’est également le moment pour prioriser les modules à développer.

Rédaction du cahier des charges

Vous avez déterminé les besoins, et cadré votre projet. Il est maintenant temps de rédiger votre cahier des charges. C’est la base de votre livrable, le cadre qui va permettre de lister toutes les fonctionnalités et spécificités essentielles à votre portail extranet ou intranet. Nos clients nous sollicitent régulièrement pour les accompagner lors de la rédaction de leur cahier des charges. Nous leur apportons une vision globale des possibilités et les orientons vers les meilleures options au regard des besoins de leur projet.

Et ensuite ? Place à la réalisation

Le cahier des charges est rédigé et vous avez choisi Adventiel comme prestataire pour la réalisation de votre portail. Nous sommes plus que ravis ! Mais ce n’est que le début ! En effet, il faut compter en moyenne entre 2 et 6 mois entre le maquettage des pages de votre portail web, leur développement et la livraison. Bien sûr, ces délais sont ajustables selon vos besoins et la réactivité de vos retours.

Adventiel développe depuis plus de 50 ans des plateformes et portails web sur-mesure à destination des secteurs agricoles et alimentaires. De l’initiation du projet à la réalisation et la livraison du portail jusqu’à son hébergement et infogérance, nos experts restent disponibles et à votre écoute pour répondre au mieux à vos attentes.